DW BelegBox 1.1.1 für Windows - Nutzungshinweise

Die BelegBox liest Rechnungen, Quittungen und Kassenbons (Fotos, Scans, PDF) per Drag&Drop oder aus einem Ordner ein und erkennt mit der in Windows eingebauten Texterkennung Datum, Betrag, Händler und Mehrwertsteuer. Sie prüfen und korrigieren die Werte, die BelegBox legt eine Kopie nach Ihrem Namensschema ab (das Original bleibt unverändert) und exportiert eine CSV-Liste für Steuerberater oder Tabellenkalkulation. Alles lokal, ohne Cloud, ohne Konto, ohne Werbung. Kein GoBD-zertifiziertes Archiv und keine Rechts- oder Steuerberatung.

BEDIENUNG
- Programm starten. Beim ersten Mal 'Ablageordner ändern ...' wählen (vorbelegt: Dokumente\BelegBox). Dort entstehen die Kopien, die Belegliste und das Korrekturprotokoll.
- Belege einlesen: Dateien oder Ordner auf das Fenster ziehen, 'Dateien hinzufügen ...' oder 'Ordner einlesen ...' wählen. Unterstützt werden JPG, PNG, BMP, TIF, GIF und PDF. Beim Einlesen wird nur gelesen; die Originale bleiben unverändert.
- Die Texterkennung läuft lokal. Datum, Betrag, MwSt-Satz und -Betrag, Händler und Rechnungsnummer werden als Vorschlag in die Felder eingetragen; unsichere Werte werden im Feld 'Hinweise' genannt. 'Erkannten Text anzeigen ...' zeigt den vollständigen erkannten Text.
- Zeile in der Liste wählen, Felder prüfen oder von Hand eintragen (Datum TT.MM.JJJJ, Beträge mit Komma), dann 'Übernehmen'. Jede von Ihnen geänderte Angabe wird im Korrekturprotokoll festgehalten.
- 'Ablegen (Kopie)' legt eine Kopie nach dem Namensschema im Ablageordner ab, zum Beispiel 2025\03\2025-03-14_Muster_GmbH_23,80.pdf. Das Original wird nie verändert, verschoben oder gelöscht; vorhandene Dateien werden nie überschrieben (Zähler ' (2)'). Dieselbe Datei (gleiche SHA-256-Prüfsumme) wird nicht doppelt erfasst.
- 'Namensschema ...' ändert Ordner- und Dateinamenmuster. Platzhalter: {Datum}, {Jahr}, {Monat}, {Haendler}, {Betrag}, {Nr}, {Rechnungsnr}, {Kategorie}.
- 'CSV exportieren ...' schreibt die Belegliste (Semikolon, UTF-8 mit BOM, Dezimalkomma, Datum TT.MM.JJJJ) für Steuerberater oder Excel; Zeitraum und Umfang sind wählbar. Mit 'Hinweis zu GoBD' lesen Sie, was die BelegBox nicht leistet.
- Kommandozeile: DwBelegBox.exe --lesen <Datei|Ordner> (erkennt und zeigt, ändert nichts), --text <Textdatei> (nur Auswertung), --ablegen <Datei|Ordner> --ablage <Ordner>, --csv <Ausgabedatei> --ablage <Ordner>, --pruefen (Ablage gegen Prüfsummen prüfen), --lesen mit --mit-text (zeigt zusätzlich den erkannten Text), --keine-unterordner, --ocr-status, --help, --version.

DATENSCHUTZ UND SICHERHEIT
- Nur lokal: Texterkennung (Windows.Media.Ocr), Auswertung und Ablage laufen auf diesem PC. Keine Cloud, keine Telemetrie, keine Werbung, keine Konten, keine Netzwerkverbindung des Programms.
- Belege enthalten personenbezogene und finanzielle Daten. Die Kopien, die Belegliste (BelegBox-Register.xml), das Korrekturprotokoll und die erkannten Texte liegen ausschließlich im von Ihnen gewählten Ablageordner; die Einstellungen liegen in %APPDATA%\DwBelegBox.
- Die Ablage ist nicht verschlüsselt. Schützen Sie den Ablageordner und Sicherungen davon entsprechend, zum Beispiel mit Windows-Kontoschutz, BitLocker oder einem verschlüsselten Datenträger.

GRENZEN
- Kein GoBD-zertifiziertes Archiv und keine Rechts- oder Steuerberatung: Die BelegBox legt Kopien ab und führt eine Liste samt SHA-256-Prüfsumme und Korrekturprotokoll. Ob das für Ihre Buchführung die Anforderungen der GoBD (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation, Aufbewahrung) erfüllt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Die Dateien im Ablageordner sind nicht schreibgeschützt und nicht manipulationssicher.
- Die Texterkennung macht Fehler, vor allem bei schlechten Fotos, Thermopapier-Bons, Schrägstellung und ungewöhnlichen Layouts. Die erkannten Werte sind Vorschläge: Datum, Betrag, Händler und MwSt müssen von Ihnen geprüft werden, bevor Sie sie in der Buchhaltung verwenden.
- Die Texterkennung braucht das Windows-Sprachpaket mit Texterkennung (Deutsch empfohlen). Fehlt es, meldet das Programm das und Sie können alle Felder von Hand eintragen.
- PDF-Dateien werden Seite für Seite (höchstens fünf) als Bild gerendert und dann per Texterkennung gelesen. Ein vorhandener Textanteil im PDF wird nicht direkt ausgelesen. Passwortgeschützte PDF-Dateien werden nicht gelesen.
- Erkannt werden Beträge, Daten und Steuersätze in deutschen Formaten (zum Beispiel 1.234,56 und 14.03.2025); Fremdwährungen werden nur gemeldet, nicht umgerechnet. Mehrere Steuersätze auf einem Beleg (7 % und 19 %) werden erkannt, wenn sie als Zeilen mit Satz und Betrag lesbar sind; sonst tragen Sie sie von Hand nach.
- Die erkannte MwSt wird, wenn nur Brutto und Satz gefunden werden, aus dem Bruttobetrag berechnet und als berechnet gekennzeichnet. Das ersetzt nicht den Ausweis auf dem Beleg.
- Die Händlererkennung rät aus den ersten Zeilen und ist die unsicherste Erkennung. Logos werden nicht gelesen.
- Keine Buchführung, keine Kontierung, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, keine Belegprüfung auf Vollständigkeit nach Paragraph 14 UStG. Die CSV-Datei ist ein einfaches Semikolon-Format (UTF-8 mit BOM) und kein DATEV-Export.
- Die Ablage-Kopien sind normale Dateien. Wer Zugriff auf den Ordner hat, kann sie ändern oder löschen; die Prüfsumme in der Belegliste macht Änderungen nur auffindbar, sie verhindert sie nicht.
- Die Liste der Belege (Register) und alle Einträge liegen im Ablageordner. Löschen oder Verschieben von Dateien dort außerhalb des Programms wird nicht automatisch bemerkt.

Lizenz: MIT. Nutzung auf eigene Verantwortung, ohne Gewährleistung.
Weitere Informationen: https://tools-for-you.de/projekte/belegbox/